企业档案馆扫描工作

薛真真

将馆藏档案进行扫描是企业档案馆顺应全球数字化趋势、提高档案现代化管理水平的一个重要途径。笔者结合扫描工作的实践，探讨了扫描工作的重要性、扫描前期准备工作、扫描工作的管理及扫描工作的意义等问题。

随着全球信息化技术的大力发展和信息化水平的普遍提高，档案管理领域也发生了日新月异的变化。计算机网络的发展、各种档案管理系统的开发及广泛应用，给企业档案部门的工作带来了新的机遇和挑战。将原始馆藏数字化，即将传统的以纸张为存储介质的各种档案资料，通过扫描转换为图片文件，将图片文件发布到企业内部网络上的档案管理系统中，最终实现数字化档案管理，是企业档案馆顺应全球数字化趋势、提高档案现代化管理水平的一个重要途径。

   一、扫描工作的重要性

   （一）时代发展的趋势决定了必须将馆藏档案进行扫描

21世纪是一个以信息为主导的时代，各种发达的数字化传输网络系统，使得人们获取信息的方式已经步入数字化时代，人们已经习惯于查找资料、获取信息通过计算机网络和通讯技术在短时间内完成，这便要求企业档案部门提供更加便捷、高效、优质的服务。传统的档案管理模式正面临着信息数字化发展的严峻挑战，滞后的档案管理模式与日益突显的企业档案馆海量信息存储、电子文件的管理、数字化技术的广泛应用等之间的矛盾日渐突出。未来的企业档案馆馆藏将主要以电子文件形态存在，这是企业档案馆必然的发展方向，这就要求对馆藏档案进行扫描并进行数字化管理，只有这样，才能使馆藏信息得到最充分的利用，才能最大限度地实现企业内部信息资源共享。

   （二）对老旧档案的保护需求要求将馆藏档案进行扫描

随着时间的推移，一些老旧档案已经发黄发脆，有些甚至因为外因而导致破旧不堪，这对老档案尤其是只有孤本的老档案来说，是个致命的损害。因此，对馆藏档案进行扫描，是保护老旧档案的一个有效途径。将档案扫描为电子版后，将大大减少纸质档案的利用率，有效地保护了珍贵的老档案。

   （三）解决不断增长的库存量和档案库房空间的局限性之间的矛盾

将馆藏档案进行扫描后，可以将档案正本打捆密集排架，可以压缩出至少三分之二的空间，从而从根本上缓解了不断增长的库存量和档案库房空间的局限性之间的矛盾。

   （四）实现远程异地在线浏览，减轻档案工作者档案借阅的繁重工作量

将档案进行扫描后，借阅者可以实现远程异地在线浏览电子文件，坐在办公室内轻点鼠标即可看到自己所需要的档案，免除了来回奔波的麻烦，不受档案工作者上班时间的限制，并且可以多人同时浏览同一份档案。与此同时，也可以减轻档案工作者进行档案借阅及后期排架的繁重工作量。

   二、扫描前期准备工作

企业档案馆在进行扫描前，要进行大量准备工作，将扫描工作的各个方面都考虑周到。

   （一）扫描方式的选择

现在越来越多的企业选择了扫描外包服务，扫描外包已成为档案数字化行业的新趋势。扫描外包是一种数字加工的交钥匙服务，由外包服务商提供扫描设备、扫描软件、扫描人员并对扫描人员进行培训，完成对图纸的扫描工作并对扫描的电子文件进行加工处理。企业只需提供相应的场地，只需安排一名员工负责协调管理工作。扫描外包方式的选择，可以帮助企业档案部门降低成本、提高效率，不影响档案部门核心业务的进行。

   （二）扫描场地的确定

企业应结合实际情况，在库房中就地开展扫描工作，这样做首先可以保证档案不出库房，确保了信息安全，满足了档案的保密要求；其次可以保证扫描工作的顺利进行，避免将档案搬进搬出的造成的大量劳动力的浪费。

   三、扫描工作的管理

   （一）扫描相关制度的编写

企业档案馆应在大量理论研究和实际考察的基础上，编写相应的《扫描科技文件作业指导书》，详细规定科技档案扫描成果文件的质检验收程序及其操作要求，对扫描外包公司的各项工作做好严格规定。

   （二）扫描负责人员的配备

扫描工作虽然不是企业档案馆的核心工作，但是关系到档案工作的信息化进程，是一项“功在当代、利在千秋”的工作，因此要得到足够的重视，需要专门指派一名员工对这项专项工作负责，并调动全体人员参与到扫描成果文件的质检验收工作中。扫描工作负责人要求专业基础过硬，具有良好的沟通协调能力和处理问题的能力，并且具有足够的耐心和细心处理扫描过程中出现的各种问题，对人员的素质要求很高。

   （三）扫描过程的管理

为了保证扫描成果文件的质量，企业档案馆应将质检工作作为重中之重，需要投入大量的人力进行扫描图像和文件输入信息的质量检查工作，并全程控制扫描过程，确保扫描的图像和库房里的档案实物的一致性，而不能将扫描工作全权交给扫描外包公司后不管不问，当起“甩手掌柜”。

   （四）信息安全的控制

企业档案馆对档案的保密性要求很高，尤其是一些涉及公司知识产权和核心技术的秘密档案，更应该保证它们的信息安全。

首先，在和扫描外包公司的合同中应明文规定，保证对扫描所生成的过程管理文件和成果文件的保密，不得私自拷贝，不得流入第三方，并要求扫描外包公司所有的驻场人员签订《员工保密协议书》。

其次，严格控制扫描外包公司进入或搬出库房内的电脑、扫描仪等设备。如因机器磨损等问题需要更换新的设备，事先要填写申请单，才能将设备运送出去。迁入设备时同样需要履行审批手续。

再次，封闭所有电脑上的USB接口，鼠标和键盘都更换为圆口接头，避免驻场人员通过电脑拷贝扫描成果文件。

   四、扫描工作的意义

对工程类科技档案的扫描是一项任重而道远的工作，扫描过程中面临着各种纷繁复杂的问题。从长远来看，档案数字化的过程是档案工作信息化的一个重要步骤，是更好地提供信息共享、提供档案信息服务、提高档案部门的现代化管理水平的一个重要途径。(作者单位：中冶南方工程技术有限公司）

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