如何做好下岗失业人员的档案管理

张爱云

   在社会经济迅猛发展的新时期，现代企业的生存与发展开始面临越来越严峻的形势，严峻的市场竞争下下岗失业档案问题也起了众多关注。下岗失业人员档案管理问题隶属于人力资源管理部门的工作，与此同时，下岗失业人员档案管理工作是人力资源管理部门的重要内容。当前传统的下岗下岗失业人员档案管理工作已经在社会现代化发展的新时期凸显出了诸多的不足，推动下岗失业人员档案管理工作与时俱进过渡到现代化实为必要举措。本文将以此为出发点，分析新时期下岗下岗失业人员档案管理工作相关问题。

前言

近些年人事制度不断进行改革，档案管理相关问题也得到了众多的关注，做好档案管理对于下岗失业人员来讲具有至关重要的作用。档案是对个体参与各类实践活动的原始记录，综合而全面地反映着个体的各个方面的状态、能力与特长，因此成为了重要的信息资源。时至今日，档案管理工作对于各组织人力资源管理的重要性越来越明显，尤其对于下岗失业人员来讲，若无法安置下岗失业人员档案问题，将会对我国民生建设产生一定的影响，更会影响到下岗失业人员的再就业问题。

   一、下岗失业人员档案管理存在的问题

（一）下岗失业人员档案交接不当造成档案丢失

   当前下岗失业人员档案处置问题众多，很多企业在进行档案保管时，未能与其做好相关档案交接问题，造成下岗失业人员档案流失，影响下岗失业人员二次就业。造成此种现象的原因就在于，企事业单位未能建立正确的管理意识，对于在职员工档案管理不重视，很多企业员工直到下岗时才知道档案丢失等现象的发生。此外，部分企业在下岗失业人员离开公司后，仍然将员工档案放置到本公司之中，未能有效的交接给就业部门，更是甚至有些企业私自对员工档案进行篡改，造成人员信息记录不清晰，致使档案记录失真。

（二）下岗失业人员档案信息缺乏实用性

档案管理工作要求在下岗失业人员档案当中应纳入员工的各项实践活动记录，包括员工的思想政治动态以及工作过程中所取得的各种成就和偏差。只有这样才能切实发挥出档案的作用，精准地定位员工个体存在的优势和不足，为其职业生涯发展指明方向。然而当前大部分企业中的下岗失业人员档案信息均仅仅重视员工所取得的成绩结果，缺乏对员工个体的客观、全面评价，很多真实的信息未能记录到员工档案之中，很多下岗失业人员无法获知企业对自身档案的记录，在下岗失业人员再就业期间，将档案带入到下一企业时，档案难以真实的记录员工基本情况，以此弱化了档案的实用性。

（三）下岗失业人员档案管理信息化应用水平不高

   社会的现代化发展决定了信息化应用的普及，企业下岗失业人员档案工作的信息化转型实为大势所趋。然而当前我国企业下岗失业人员档案的信息化水平整体较低，难以实现人事信息的共享和有效分类，当员工下岗后其档案管理无效，在周转中极为容易造成彻底遗失现象的发生。

   二、优化下岗下岗失业人员档案管理对策

   （一）创新信息化档案管理理念

   要创新信息化档案管理工作理念，为信息时代下岗失业人员案管理工作的创新发展奠定重要的理念基础，引导下岗失业人员档案管理工作朝着数字化、现代化和质量化的方向发展。在下岗失业人员档案管理工作过程中，相关管理人员要以科学发展观为指导思想，对下岗失业人员档案信息化管理工作给予高度的重视。同时，档案管理人员要树立创新意识，敢于拼搏和研发，管理理念要不断与时俱进，提升管理工作的实效性，以便于尽可能的解决下岗失业人员再就业问题。

   （二）落实动态化下岗失业人员档案管理机制

针对当前下岗失业人员档案信息难以真实反映出其综合情况的问题，本文认为，档案管理工作虽然有着相关的要求，但并不局限于一个固定模式当中。因此，有必要以此为目标构建动态化下岗失业人员档案管理机制。确保下岗失业人员档案管理工作质量可以真实的反映出员工的水平，以便于加快下岗失业人员再就业速度。并将其原始资料详尽整理，并构建专属档案，并加大对下岗失业人员档案管理的关注力度，推动档案材料的不断更新。若下岗失业人员离职时未能带走，则直接将其转交给当地就业部门，做好相互交接，预防下岗失业人员档案丢失。

（三）强化下岗失业人员档案管理信息化水平

   在新时期，下岗失业人员档案管理对信息化技术的应用实为必要举措，也是实现下岗失业人员现代化档案管理的必由之路。传统的人力管理模式已经难以满足新形势下档案管理的现实要求，自然也就难以有效提升下岗失业人员档案管理的工作质量。因此，档案管理工作人员应当正确认识到下岗失业人员档案管理信息化系统应用的重要性，将信息化系统尽善开发并充分利用，在创新思维的引导之下，要建立档案共享平台，实现各单位资源的有效共享，打破传统档案管理工作中时间和空间的限制。不断提升下岗失业人员档案管理的信息化水平，尽快进行档案交接，防止下岗失业人员档案丢失现象的发生。

三、结论

综上所述，下岗失业人员档案管理工作至关重要，其档案管理工作应牢牢抓住信息化这一时代发展机遇，不断增强档案管理工作的创新含量，将档案管理工作与信息化相结合并不断加以创新，在创新过程中要从理念、机制和平台建设三方面入手，更加准确的掌握我国人员就业相关情况，做好档案的相互交接，并降低档案遗失现象的发生。

（作者单位：嘉祥县人力资源和社会保障局）