谈高校的图书档案管理及信息化

齐增龙

   随着国家对高校教育重视度的不断加大，对高校建设所投入的资金也逐年增多，所以我国各个高校的校园建设也不断完善。有人曾经说过，图书馆是一座没有围墙的大学，在高校中，图书馆是很多学子自学或者读书的理想去处，因此建设一所完善的图书馆将有利于改善高校的学风，营造良好的读书氛围，虽然教育部对高校建设投入了很多资金，但是我国还是有很多高校的图书馆建设仍然存在着许多问题。本文首先介绍了我国高校图书档案管理工作内容，然后分析了在高校图书档案管理工作中所存在的问题，最后就如何使图书档案管理更加信息化提出了几点建议。

   一、高校的图书档案管理工作简介

   档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音以及其他各种形式的记录。就图书档案管理工作而言，其是高校管理工作的一部分，包括设备档案的管理、人事档案的管理等等。图书档案管理的主要工作内容包括以下两方面：①对档案实体即档案袋的管理和存放；②对档案内容的管理即要对他人档案内的信息负责，不得随意翻看或者泄露他人信息。

   二、高校图书档案管理工作中存在的问题

（一）图书档案管理基础较弱，数字化进展缓慢

在国内很多高校内，图书档案管理基础较弱，基本还没有普及数字化管理。其特殊档案管理工作还依然都是依靠人力独立完成，如档案信息的收集、档案信息的分类保管等，工作强度大而且所耗费的时间长，面对如此多的档案信息，档案工作的管理人员也很容易出现失误，影响后期的档案工作。纸质的档案信息存放在档案室中需要严格控制档案室内的条件，如温度、适度、虫害等等，而且大量存放在一起的纸质档案信息不利于信息共享，当他人有需要查阅或者节约档案时需要耗费大量的时间和人力。除此之外，纸质档案的搬迁需要大量的劳动力，而且搬迁过程中还容易造成档案的丢失。

（二）档案管理人员对于档案管理工作的认识不足

   图书档案管理工作实质是一份管理工作，需要专业的管理人员参与到工作中来，但是在我国大多数的高校中，图书档案管理工作中的工作人员都不是专业的管理人才，他们既缺乏专业的管理知识又缺乏一定的管理技巧，在对图书档案进行管理时都是凭借着自己的经验或者其他同事的建议进行的，因此导致图书管理工作一直没有发挥出其应该起到的作用。而且，很多高校内图书档案管理工作都不受人重视，图书档案管理人员在学校内也没有享受到应该享受的尊重，由于学校对图书档案工作的轻视，很多工作人员也逐渐对工作失去课热情，对工作抱着一种可有可无的态度，因此更阻碍了图书档案管理工作的进展。

   三、图书档案管理信息化发展的主要措施

（一）对图书档案管理的信息化的安全问题加以高度重视

随着网络的发展和科学技术的进步，越来越多的高校认识到信息化的重要性，例如通过建立图书档案管理系统将纸质的档案信息转化为电子信息，首先可以大大减少工作人员的工作强度，而且管理系统具有的强大的信息处理能力可以大大提高对信息计算的准确率，为信息收集、信息处理、信息分类和信息保管工作提供了很大的便利。但是网络化带来的严重后果就是个人信息更容易被泄露出去，因此在档案管理信息化的同时不得不加大对信息安全的重视度，加强信息安全的保护力度，确保每一份档案信息的安全性和保密性。

（二）要按照档案管理信息化标准要求进行管理

由于图书档案管理工作一直没有得到学校的重视，故图书档案管理工作一直缺乏完善统一的工作流程和工作标准。因此在加快图书档案信息化发展的同时要建立健全图书档案管理工作的工作流程和工作标准，在平常的档案管理工作中必须按照规定的流程执行，例如借阅某一份图书档案时，必须按照规定上交所有的材料，如果缺失任何一份申请材料则不能借阅档案，而且对于违反工作规定或者没有按照规定的流程工作的工作人员一定要严惩不贷。

（三）将图书档案管理人员的综合素质进行提高

在每个高校的图书档案管理工作中中都应该有专业的管理人员的参与，他们的专业知识和管理技巧是高校图书档案管理工作得以顺利进行的保障之一。除了引进专业化的管理人才之外，高校还要加大对已在职的工作人员的培训，增强已在职工作人员的管理意识，营造良好的工作氛围，例如在工作之余组织一些知识讲座、将一部分工作人员送到一些专业的培训机构学习等等，培养已在职员工的管理意识是一个长期的过程，高校应制定详细的培养计划并定期对工作人员进行考核，对于表现优异者予以一定奖励，在晋升职位时优先考虑，对于考核超过三次不合格者要给予一定的处罚。长此以往下去，图书档案管理人员的管理能力必然得到很大程度的提高，而且自身综合素质也能不断加强，工作氛围也会越来越积极。

   四、结语

对任何一所高校而言，完善其图书档案管理工作、加快其图书档案管理工作的信息化发展程度都将大大推动该高校的发展，提高该高校的知名度。加快高校图书档案建设工作不但需要相关工作人员的努力，而且需要学校其他各个部门的配合和努力，只有在两者的共同努力下，高校的图书档案管理工作才能越办越好，学校的综合实力才能越来越强。

（作者单位：山东省平原师范学校）