论提升高校教学档案管理水平的途径

崔小宜

（西北政法大学行政法学院，陕西西安 710061）

   摘要：高校教学档案管理工作常常在参与教学评估中处于较弱的环节。这个问题的成因是多方面因素造成的。本文提出了四条途径来提升教学档案管理水平。高校教学档案管理工作应当着眼服务，重视开发，提高效率，面向未来。    

  关键词： 教学档案；开发利用；信息技术

高校的教学档案管理工作是高校档案建设中重要的一环。但与人事档案相比，校方对它的重视程度远远不够。本文试图讨论几条提升高校教学档案管理水平的途径，达到以教学档案促进教学活动，提升办学质量的目标。

一 以教学评估为契机，重视教学档案管理

教学评估与学校的发展息息相关。在教学评估活动中，校方会尽可能地调动一切资源，配合教学评估的开展。在平日里常规进行但受重视程度不高的教学档案管理工作，在教学评估中迎来提升管理水平契机。

   1.“以评促建”抓好档案管理

在教学评估中，会有来自教学评估小组的要求和来自校方领导的指示。在这时，考验的就是教学档案管理人员的执行力。在已有档案的基础之上，听从上级指示，做好自检自查，严格按照教学评估的具体规定，整理好需要上报的材料。

正因为教学档案与教学活动息息相关，通过对教学档案的查阅，教学评估小组可以全面掌握教学活动的质量。而教学档案的质量与档案材料本身以及管理水平两方面相挂钩。档案管理人员的职责就是做好教学档案的分类归档，仔细列好目录清单。面对上级领导的高标准和严要求，档案管理人员要有充分的思想准备，并积极地做好沟通工作。

校方领导在教学评估活动中扮演着沟通者的重要角色，在教学评估小组和下级部门之间“铺好路”，“传好话”。应当有全局的眼光，对教学评估的各项活动抓大放小，对下级部门做到充分信任，抓好政策指令性内容，对具体专业性内容给各部门放权。在指导教学档案管理工作时，抓好期限和质量，把属于业务本身的内容交给档案管理人员去做。这在无形之中减轻了档案管理人员的工作压力，有助于他们按时高质量地完成教学评估活动的要求。

2. 自上而下的重视档案管理

在档案管理业务上，上级领导多半并不熟悉。这时候，教学档案管理人员的职责就是及时汇报工作进度和工作中存在的困难。这种自下而上而上的重视，有助于提升教学档案管理工作的地位。高校长期以来存在着重视教学活动，看轻教学档案的问题。在教学评估活动中，教学档案成为重要的一环，档案管理人员可以通过努力工作，为高校在教学评估中增色。高校领导势必会在以后的工作中给予教学档案管理工作充分的支持和肯定。

档案管理这项工作不仅仅要求有极强的业务能力，同时沟通能力也是工作顺利开展的必然要求。档案材料的来自学校各个部门，良好的沟通是提升档案管理工作效率的关键所在。讲究沟通的方式和方法，定会在上级部门和同级部门间建立愉快的工作关系，为教学评估达标打下坚实基础。

二 以制度改革为推手，规范教学档案管理

1.完善现有的教学档案管理制度

教学档案管理工作伴随着教学活动的开展，是一项周期长、内容繁杂的工作。而高校中现有的教学档案管理制度常出现规定简单，可操作性不强的问题。这样一来，会给教学档案管理工作的开展带来不必要的麻烦。

完善教学档案管理制度，首先要做到将档案管理制度规范化。强化它的可操作性，对工作的流程、内容和期限详加规定。这不仅便于教学档案管理人员开展工作，同时让各个部门在提交档案材料时有所依据和参考。

完善教学档案管理制度，其次要做到将档案管理制度科学化。这意味着将管理工作化繁为简，提高工作效率。要知道，在档案材料的提交过程中常常存在安排不合理之处，使得手续繁琐，不仅耗时耗力，甚至有返工重做的可能性，就会造成资源的浪费。

完善教学档案管理制度，最后要做到将档案管理制度人性化。应当充分考虑师生的切身需求。档案工作的目的就是服务于人，如果制度过于死板和苛刻，会限制师生对教学档案的使用。

2.教学档案管理制度务必责任到人

档案管理工作要求工作态度严谨认真，只有将责任制落实到人，才能确保监督的力度。这种责任制又内在地要求档案管理人员工作的稳定性，只有专人专岗才能很好地解决这个问题。

档案管理无小事，管理人员应当尽职尽责地完成好档案管理的各项工作。高校可以把教学档案管理工作成果纳入对员工的考核机制中来。明确奖惩机制，可以提高管理人员的工作积极性。管理人员同时也要做好对管理工作的总结，不断反思工作中存在的问题。同时，管理人员可以定期向上级领导和档案管理部门汇报工作进度和难点，争取他们的支持。

三 以加强学习为动力，科学教学档案管理

1.学习档案专业知识，让教学档案管理工作事半功倍

目前，教学档案管理工作并非专人专岗。所以教学档案管理人员有可能是从事兼职或者之前并没有档案管理的相关经验。所以不断加强专业知识的学习，对提升管理水平至关重要。要充分学习理解和掌握档案管理的6项基本业务。他们分别是：档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计和档案编目。

档案收集是档案管理工作的起点。因为教学档案材料形式多样，包括表格，报告，总结等等。如果不经过收集这一步骤，档案就无法建立起来。

档案整理是在档案材料收集汇总之后，进行分门别类的归档。

档案鉴定是对已经整理过的档案进行价值高低的考量，从而确定保管的期限，这意味着可以对保管的档案进行优化处理，以达到去粗取精的目的。

档案保管就是为了延长的档案材料的寿命，克服各种可能危害到档案安全的因素。

档案统计是为了从量上对保管的档案材料有一个清晰的认识。

档案编目这是为了档案日后的开发利用提供查找的便利。如果没有编码目录，那么档案材料的价值会大打折扣。

2.学习档案开发利用，让教学档案管理工作增光添彩

档案的开发利用越来越被高校档案管理者所重视。就教学档案而言，对它的开发利用，可以为日后的教学活动提供参考。档案的开发利用是对档案价值的二次开发，教学档案材料中有很大一部分是对教学活动的阶段性总结，

档案开发利用的方向其一是对优秀教案的开发。优秀教案包含了授课老师对课程独到的理解和认知。它里面有富有借鉴意义的教学方式和加深学生学习印象的教学方法。优秀教案可以为年轻教师的备课提供思路和帮助。

档案开发利用的方向其二是对教学创新的开发。档案材料中有关于课程设置和课程计划的报告。其中可以发掘出对课程改革和创新的想法，经过比较和总结就可以找出教学创新的路径。

档案开发利用的方向其三是对课程考核的开发。由于课程相互间的差异，它的考核形式是长期教学活动经验的产物。通过对已有课程考核的记录和效果反馈的掌握，我们可以找出每一门课程最佳的考核方式。这样一来教学档案对教学活动的积极作用就得以彰显。

四 以信息技术为依托，提速教学档案管理

要想根本解决教学档案管理的效率问题，必须借助信息技术手段来完成。从传统的档案管理方式向电子档案管理过渡是必然的趋势。这一过程需要克服很多困难，一旦电子档案系统完全建立起来，将会发挥其省时省力，方便快捷的作用。

1.建立电子档案库

   要建立电子档案库首先要进行电子归档。这就要求学校各个部门的配合，以电子版的形式提交教学档案材料。与纸质版档案材料一样，必须严格规定好电子版本档案材料的格式。只有做到格式统一，才便于材料在归档以后进行数据统一。电子版本的档案材料只是档案材料形式的变化，不应降低档案材料的质量。电子档案库的建立，并不意味着对纸质档案材料的放弃使用。纸质档案材料应作为电子档案库的补充。将需要提交纸质档案材料的范围缩小到重要和珍贵的材料，这样一来既节约了资源，又确保了教学档案材料的完整统一。

2.进行数据分析

   纸质版本的档案材料在进行分析的时候，查找和搬运就会花费很多人力。而电子档案库的优点之一就是便于进行数据处理。通过搜索引擎，相关数据的获取变得简单轻松，为进一步的数据处理打下基础。数据的价值来自于对数据的整合、统计和分析。数据分析需要统计学和计算机的相关知识，这就要求档案管理人员在努力提高自身业务能力的同时，涉猎其他新知识和技能。

3.搭建网络分享平台

   数据处理的目的就是要将成果被多数人所利用，这需要一个网络分享平台来实现。当然，档案材料有其自身的保密性。在制定了相关公开制度之后，可以将教学档案材料中有助于帮助提高教学活动的非保密的部分，向全校师生公开。实际上，对档案材料一定程度上的信息公开，可以接到各种反馈信息，对提高档案管理工作水平，有积极意义。网络分享平台又可以将电子归档的功能整合进来，网上电子归档可以定向地将教学档案材料向各个类目进行提交，这样一来又大大提高了档案管理工作的效率。

五 结语

高校在教学档案管理工作中，可以向有成果的兄弟院校学习。可以把这项工作作为全面推进信息化办公的试点，总结经验。教学档案管理工作，需要管理人员把端正工作态度放在首位。它的工作对象不仅仅是档案材料，还有各个部门的同事。要提高教学档案管理水平，需要管理人员在工作中具备服务意识，积极沟通需要提交档案材料的各部门，为有查询需求的老师和学生热情服务。高校应当对教学档案管理加大投入人力和财力，在平日里提高对教学档案管理工作的重视程度，把它看作是学校管理工作中重要的一环，在教学评估中才不会出现因为人手不足的情况。

高校应当进一步完善教学档案的科学化和规范化，用规章制度进行强效约束。尽早地实现教学档案管理工作的专人专岗和责任到人。高校应当将对教学活动的重视延伸到对教学档案材料的重视上来，将教学档案管理的工作成果用于对教学活动的总结和提高之上，让两者形成积极互动。

参考资料

1.刘芳，周晋阳．对高校教学档案管理工作的思考［J］．中国山西省委党校学报．2006.6

2.江桂平．新形势下高校教学档案管理的创新［J］．管理经纬度．2013

3.戚艳．关于高校教学档案管理与教学质量评估的思考［J］．黑龙江史志．2009．24

4.赵巧芳，李永飞．高校教学档案管理人员的信息技术素质培养［J］．科技信息．2009    

 年19期

5.许向东．浅谈高校教学档案的开发利用［J］．机电兵船档案．2002

作者简介：崔小宜， 1980年7月，汉族，河南巩义人，馆员，硕士学位，研究方向：图书资料。